美容院やエステはお客様の予約に応じて、その時間帯には他のお客様の施術は入れない、といった時間や場所の確保をすることになります。そのため、キャンセルにより本来受けられたはずの他のお客様へのサービス提供をする機会を失うことになりますから、あらかじめ損害金の予定としてキャンセル料を定めることが多いです。
どういった場合にいくら(どのくらいの割合で)キャンセル料を頂くかという内容を取り決めたものをキャンセルポリシーといいます。損害として請求することになる金額をはっきり定めておくことで、実際のキャンセルがあったケースで実損を確定せずにキャンセル料を請求できます。
もっとも一般的に損害と考えられる金額を超えて、懲罰的な意味合いを込めキャンセル料を定めても無効になります。「平均的な損害」を上回る損害額の予定を定めると「平均的な損害」を上回るキャンセル料を定めたキャンセルポリシーの部分が無効になるリスクがあります。業界一般でこの程度損害を負うというのが業界団体などの相当な調査や根拠に基づき定められた数字があるのであれば、そういったものに従うのが無難でしょう。