打合せ記録や面談記録は，決めた内容を記録に残しておくこと・場合によっては参加者で確認をしておくことで齟齬が生じないようにしておく意味合いがあります。社内の面談などで言った言わないの話が出た・言われた内容やその際の様子が異なった・指導をしたのに無理な退職強要をしようとされたなどが問題になることもありえます。指導内容やその時期などを記録に取っておかないと，同様にあったか・なかったのか等が問題になっていきます。

　突然指導や対応の我慢の限界を超えたから無理にでも退職してほしいと思った場合でも，解雇と評価され事前の面談の記録がないとすれば，後で解雇の有効性が問題になった場合には不利になる可能性もあります。きちんと対応してきたこと等を記録に残しておくことはこの面でも重要な意味を持っていきます。

　記録につけておくべき事項は何を決めたのか・事実の認識ならば何を話したのかということで，正確に記録をつけなければいけません。記録で残っていた内容が曖昧な内容である場合には同様に意味は薄くなります。何を取り決めたのか・どのような事実の認識があり，何の指導を行ったのかという点が問題になってきますので，記録上意味を持たせるのはそこがはっきりした形で話がなされ，記録に残っている場合になります。曖昧な取り決めでは結局決まっていなかった・見切り発車であったことを基礎づけるだけですし，勤務態度や状況の改善といっても何を改善するのかがはっきりしない場合には改善指導とは言えないものと評価される可能性が出てきます。